Για την εξελιγμένη εφαρμογή VORTEX FSM, που απευθύνεται σε Ξενοδοχειακές Μονάδες, που ενδιαφέρονται να παρακολουθήσουν την συντήρηση εγκαταστάσεων και τη διαδικασία χαρτογράφησης του εξοπλισμού, μίλησε στο Greek Hotelier News ο κ. Γιώργος Κουρής, CEO της Data Consulting.
Η Data Consulting έχει αναπτύξει μια εξαιρετικά εξελιγμένη εφαρμογή για ξενοδοχεία, το Vortex Hotel Maintenance System. Μπορείτε να μας περιγράψετε το σύστημα με λίγα λόγια;
Το VORTEX FSM είναι μια πολύ εξελιγμένη και εξειδικευμένη εφαρμογή Συντήρησης Εγκαταστάσεων & Τεχνικών Εργασιών που απευθύνεται σε Ξενοδοχειακές Μονάδες που ενδιαφέρονται να παρακολουθήσουν την συντήρηση εγκαταστάσεων και παγίων καθώς και την βελτιστοποίηση του χρόνου εκτέλεσης των τεχνικών εργασιών μέσα από την χρήση Mobile Application. Το VORTEX FSM, αποτελεί μια ολοκληρωμένη εφαρμογή παρακολούθησης Εγκαταστάσεων, αναλυτικής καταγραφής Εξοπλισμού και Παγίων (Asset Management), διαθέτει Portal καταχώρησης βλαβών, Mobile Application για την ενημέρωση των εντολών εργασίας από τους Τεχνικούς σε πραγματικό χρόνο αλλά και εξειδικευμένο Portal για Υπεργολάβους ενώ παρέχει πληθώρα δυναμικών αναφορών και στατιστικών επιχειρηματικής ανάλυσης.
Ενδεικτικές ενότητες είναι:
1. Διαχείριση Παγίων & Εγκαταστάσεων
2. Πλάνα Προγραματισμένης Συντήρησης
3. Καταγραφή Εξοπλισμού
4. Διαχείριση Εκκρεμών Εργασιών
5. Ticketing Portal για Reception και Καμαριέρες
6. Mobile Application Τεχνικών
7. Διαχείριση Εξωτερικών Συνεργατών
8. Παρακολούθηση Εγγυήσεων
9. Ημερολόγιο Εργασιών
10. Διαχείριση Έργων
11. Σύνδεση με BMS
Στο 5ο συνέδριο Hotel Tech αναφερθήκατε στη χαρτογράφηση του εξοπλισμού. Γιατί η διαδικασία αυτή είναι σημαντική για μια τουριστική επιχείρηση;
Όλα τα σύγχρονα ξενοδοχεία είναι εξοπλισμένα με εξελιγμένο μηχανολογικό και τεχνικό εξοπλισμό. Ένα από τα κύρια ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά λοιπόν ενός ξενοδοχείου πέρα από τη γεωγραφική του τοποθεσία και τις παροχές του είναι και η καλή συντήρηση των υποδομών του ξενοδοχείου (όπως σύστημα ύδρευσης, εξαερισμός, ανελκυστήρες, συναγερμοί ασφαλείας και πάσης φύσεως αυτοματισμοί). Όταν λέμε συντήρηση εννοούμε τόσο την πρόληψη και επιθεώρηση για προβλήματα, όσο και την επιδιόρθωση μόλις εμφανιστεί μια βλάβη. Η άμεσή διευθέτηση αυτών των εργασιών αποτρέπει τη συσσώρευση προβλημάτων προσφέροντας έτσι αυξημένη ασφάλεια και στους πελάτες και τους εργαζόμενους, θετικά reviews, και κατά συνέπεια συμβάλλει στην κερδοφορία της τουριστικής επιχείρησης. Για την καλή συντήρηση και εύρυθμη λειτουργία των συσκευών και του εξοπλισμού, χρειάζεται οργάνωση, συνέπεια και συμμετοχή από όλο το προσωπικό. ξεκινώντας από την πλήρη καταγραφή και κατηγοριοποίηση του εξοπλισμού. Στα πλαίσια της χαρτογράφησης του εξοπλισμού φροντίζουμε να έχουμε πλήρη στοιχεία για κάθε εξοπλισμό (κωδικός, περιγραφή, μοντέλο, σειριακός, ημερομηνίες αγοράς, λήξη εγγύησης, φωτογραφίες, κλπ.). Έτσι, ανά πάσα στιγμή έχουμε πρόσβαση στις εργασίες (προγραμματισμένες και έκτακτες) που έγιναν στο παρελθόν για κάθε μηχάνημα ή εγκατάσταση. Επίσης με τη ορθή καταγραφή του εξοπλισμού μπορούμε και παρακολουθούμε όλες τις μετακινήσεις ή τις αλλαγές θέσης του εξοπλισμού. Επίσης, έχουμε τη δυνατότητα ταυτοποίησης εξοπλισμού μέσω barcode. Τέλος, πολύ εύκολα μπορούμε να αναζητήσουμε τον εξοπλισμό με οποιοδήποτε συνδυασμό κριτηρίων που αφορούν τη θέση του ή τα χαρακτηριστικά του. Όλο αυτό το πληροφοριακό υλικό αξιοποιείται από το Τεχνικό Προσωπικό πριν τις επισκέψεις συντήρησης ή αποκατάστασης μια βλάβης.
Πως ακριβώς είναι δομημένο το Vortex; Είναι εύκολο για το χρήστη να δηλώσει μια βλάβη ή πρέπει να διαθέτει ανεπτυγμένες ψηφιακές δεξιότητες;
Η διαδικασία αναφοράς και αποκατάστασης μιας βλάβης είναι ιδιαίτερα απλή και καθόλου χρονοβόρα για το προσωπικό του ξενοδοχείου. Μέσα από το Vortex Ticketing Portal συμπληρώνουμε τη φόρμα υποβολής του αιτήματος/εντολή εργασίας, σε ποιο σημείο (π.χ όροφος, δωμάτιο, γυμναστήριο) και σε ποιο εξοπλισμό εντοπίστηκε βλάβη. Στη συνέχεια η ομάδα Τεχνικής Συντήρησης ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο για τη βλάβη, μέσα από την εφαρμογή Vortex FSM. Ο υπεύθυνος παραλαμβάνει, επεξεργάζεται, κατηγοριοποιεί και αναθέτει την εργασία στον καταλληλότερο τεχνικό για την διεκπεραίωση του. Στη συνέχεια, ο τεχνικός, ενημερώνεται για τη βλάβη μέσω του Vortex Mobile Application και λαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τη συγκεκριμένη εργασία. Ο τεχνικός αποτυπώνει τον ακριβή χρόνο και τις ενέργειες που έγιναν προς διεκπεραίωση της βλάβης. Έχει τη δυνατότητα να βγάλει φωτογραφίες από το κινητό του ώστε να ενημερωθεί άμεσα και το Backoffice σύστημα. Αυτό εκτός των άλλων βοηθάει στην πλήρη ιστορικότητα του εξοπλισμού και της εγκατάστασης. Ταυτόχρονα, μπορούμε μέσα από το Vortex Ticketing Portal να παρακολουθούμε την εξέλιξη και την πορεία επίλυσης του προβλήματος. Oι εργασίες προληπτικής και περιοδικής Συντήρησης που εκτελούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα προγραμματίζονται αυτόματα βάσει χρονοδιαγράμματος στο Vortex χωρίς να χρειάζεται να επεμβαίνει το προσωπικό κάθε φορά.
Ποια τα οφέλη που προκύπτουν για ένα ξενοδοχείο αν επιλέξει ένα σύστημα Vortex HM;
Μια σύγχρονη ξενοδοχειακή μονάδα προκειμένου να ανταπεξέλθει στις απαιτήσεις της παγκόσμιας αγοράς θα πρέπει να παρέχει υψηλό επίπεδο παροχής υπηρεσιών στους πελάτες της. Η σωστή και έγκαιρη συντήρηση των εγκαταστάσεων, διασφαλίζει την αναβάθμιση της εμπειρίας των επισκεπτών και την αύξηση των κερδών ενός ξενοδοχείου.
Η εφαρμογή Vortex FSM Ηotel Maintenance καταγράφει και παρακολουθεί κάθε επέμβαση στον εξοπλισμό ενός ξενοδοχείου. Χωρίζεται σε modules ώστε να μπορεί να ανταποκρίνεται στις ανάγκες κάθε ξενοδοχείου. Διαχειρίζεται εργασίες καθημερινής συντήρησης, προληπτικής συντήρησης, εργασίες για την επίλυση έκτακτων βλαβών αλλά αναλαμβάνει και τον προγραμματισμό και επίβλεψη ανακαινίσεων και κατασκευαστικών εργασιών. Ένα ξενοδοχείο, επενδύοντας στην ολοκληρωμένη λύση Vortex FSM Hotel Maintenance κερδίζει:
-Αποφυγή έκτακτων ζημιών και κατά συνέπεια τη μείωσης των λειτουργικών δαπανών
-Άμεση αντιμετώπιση έκτακτων κλήσεων για αποκαταστάσεις βλαβών
-Οργάνωση των εργασιών με τρόπο ώστε να μην ενοχλούνται οι πελάτες
-Τακτική επιθεώρηση ξενοδοχείου, ώστε να διασφαλίζεται ότι πληροί τα πρότυπα ασφαλείας
-Τήρηση ιστορικού βλαβών, προγραμματισμένων εργασιών και δαπανών συντήρησης
-Συντονισμό εργασιών των εξωτερικών συνεργείων
-Μέτρηση και χρήση δεικτών παραγωγικότητας του Τεχνικού Προσωπικού
