Για το σημαντικό ζήτημα της μείωσης του κόστους των προμηθειών στα ξενοδοχεία αλλά και για τα εξειδικευμένα εργαλεία που μπορεί σήμερα να χρησιμοποιήσει ένα ξενοδοχείο για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις και τις προκλήσεις των προμηθειών του κλάδου του μίλησε στο Greek Hotelier News ο Διευθύνων Σύμβουλος της cosmoONE, κ. Θανάσης Πετμεζάς.
Παρά το γεγονός ότι τα περισσότερα ξενοδοχεία αναμένουν με αισιοδοξία τη φετινή σεζόν, οι επαγγελματίες εκφράζουν έντονο προβληματισμό για την «εκτόξευση» του λειτουργικού κόστους των επιχειρήσεων. Πόσο σημαντικές είναι τελικά οι προμήθειες για την κερδοφορία ενός ξενοδοχείου και γιατί ο ξενοδόχος πρέπει να δώσει ιδιαίτερο «βάρος» σε αυτές;
Η κερδοφορία ενός ξενοδοχείου, όπως και κάθε επιχείρησης ή οργανισμού, επηρεάζεται άμεσα από τα λειτουργικά κόστη του και επομένως, κάθε ξενοδοχειακή μονάδα προσπαθεί να προσεγγίσει τη βελτίωση κόστους μέσα από κλασικές μεθόδους μείωσης δαπανών ανάμεσα στις οποίες συγκαταλέγονται και οι προμήθειες. Τα ξενοδοχεία σήμερα ξοδεύουν υψηλό ποσοστό των εσόδων τους για προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών, και αυτό σημαίνει ότι μία μικρή βελτίωση κόστους, μπορεί γρήγορα να παράγει ένα σημαντικό όφελος στην κερδοφορία τους. Το σημαντικό όμως ζήτημα με τη μείωση κόστους στις προμήθειες, είναι ότι ενώ ο οικονομικός αντίκτυπος του κόστους προμηθειών είναι δραματικός, οι κίνδυνοι από τις αλλαγές στη διαδικασία προμηθειών είναι χαμηλοί, ειδικά όταν συγκρίνονται με άλλες πρωτοβουλίες μείωσης δαπανών όπως οι αλλαγές στο προσφερόμενο τουριστικό προϊόν ή σε μειώσεις αριθμού και επιπέδου προσωπικού. Οι διοικήσεις των ξενοδοχείων και των ομίλων ξενοδοχειακών μονάδων που αναγνωρίζουν ότι οι δυνατότητες μείωσης δαπανών, μπορούν να μετατραπούν σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, έχουν αρχίσει να κοιτάζουν με στρατηγικό μάτι αυτό που ιστορικά ήταν μια τακτική λειτουργία, δηλαδή, τις ξενοδοχειακές τους προμήθειες. Η εστίαση στις προμήθειες φαίνεται λοιπόν αυτονόητη, και αν οι βελτιώσεις εκτελεστούν σωστά, μπορούν να δημιουργήσουν ένα συνεχή τρόπο μείωσης και συγκράτησης δαπανών και να συνεχίσουν να υποστηρίζουν τα οικονομικά αποτελέσματα της Τουριστικής Επιχείρησης κάθε έτος.
Στο 5ο Συνέδριο Hotel Tech αναφερθήκατε στον ψηφιακό μετασχηματισμό των προμηθειών. Πόσο έχει αλλάξει η διαδικασία σε σχέση με το παρελθόν;
Η διαδικασία των προμηθειών έχει αλλάξει τρομακτικά. Μην ξεχνάμε ότι οι προμήθειες μετασχηματίστηκαν από απλή συναλλαγή ανάμεσα σε ξενοδοχείο και προμηθευτές, σε διαδικασία που περιλαμβάνει έρευνες αγορών, αναζητήσεις προμηθευτών, σύγκριση τιμών, διαπραγματεύσεις όρων και κόστους κάτω από ασφυκτικές συνθήκες χρόνου, προϋπολογισμού και παρεχόμενης ποιότητας. Η κατάσταση των τελευταίων χρόνων μετασχημάτισε τη Διεύθυνση Προμηθειών σε Διεύθυνση Προμηθειών και Διαχείρισης Κόστους, διότι οι προκλήσεις έχουν πλέον και νέα δεδομένα, όπως είναι η επιχειρησιακή συνέχεια, ο κίνδυνος εφοδιασμού, η ιχνηλασιμότητα της διαδικασίας, οι εταιρικοί κανόνες για τα προσωπικά δεδομένα, η συμμόρφωση με τις καλές πρακτικές, η δυνατότητα ελέγχου και διαφάνειας κ.ά. Είναι προφανές ότι μόνο με εξειδικευμένα εργαλεία μπορεί σήμερα ένα ξενοδοχείο να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις και τις προκλήσεις των προμηθειών του κλάδου του, ώστε να αντιμετωπίσει επιτυχώς τις αλλαγές που ήδη συμβαίνουν. Η υιοθέτηση ηλεκτρονικών προμηθειών από μία ξενοδοχειακή επιχείρηση είναι ο κοινός τόπος συνάντησης της απαίτησης του Διευθυντή Προμηθειών (CPO) να γίνει παραγωγικότερος, του Οικονομικού Διευθυντή (CFO) να έχει καλύτερα οικονομικά αποτελέσματα και του Γενικού Διευθυντή να υπάρχει εμπιστοσύνη και βεβαιότητα για τις διαδικασίες και πρακτικές που ακολουθούνται, προβάλλουν τη φήμη του ξενοδοχείου του ως έναν δίκαιο και αξιόπιστο συνεργάτη στην Β2Β αγορά. Οι ηλεκτρονικές προμήθειες είναι το ανάλογο του ψηφιακού μετασχηματισμού των ξενοδοχείων προς την πλευρά των πελατών τουεργαλεία marketing, CRM, web booking, κλπ., αλλά προς την αντίθετη πλευρά, εκείνη των προμηθευτών με αντίστοιχα εργαλεία Supplier Relationship Management, eSourcing, eNegotiations, eOrdering, κ.ά. Το σημαντικό είναι ότι και οι δύο πλευρές συνεργάζονται με το ίδιο ακριβώς σύστημα.
Πείτε μας λίγα λόγια για τα εργαλεία (εφαρμογές-υπηρεσίες) που προσφέρει η cosmoONE στον ξενοδόχο και πως αυτά μπορούν να διευκολύνουν το τμήμα προμηθειών;
Οι εφαρμογές της cosmoONE καλύπτουν τις δύο βασικές περιοχές μείωσης κόστους προμηθειών, που είναι το άμεσο και το έμμεσο κόστος. Το άμεσο κόστος είναι αυτό που το κάθε στέλεχος ενός ξενοδοχείου εύκολα αντιλαμβάνεται και απεικονίζεται με δύο απλά νούμερα, το συνολικό κόστος των ειδών και υπηρεσιών και την συνολική κατανάλωση ποσοτήτων. Το έμμεσο είναι κάτι που είναι εμφανές στο τμήμα προμηθειών και αντιπροσωπεύει τα κόστη της διαδικασίας εκτέλεσης των προμηθειών. Εμείς λοιπόν έχουμε αναπτύξει ξεχωριστές εφαρμογές που προσεγγίζουν τις δύο αυτές περιοχές δράσης για μείωση του κόστους. Σε ό,τι αφορά το άμεσο κόστος, προσφέρουμε εργαλεία διαπραγμάτευσης τιμών, που μαζί με την τεχνογνωσία της εταιρείας επιτυγχάνουν σημαντικές βελτιώσεις τιμής της τάξεως του 15% μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών δημοπρασιών. Για το έμμεσο κόστος, οι εφαρμογές μας εστιάζουν στις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, που ξεκινούν από το εσωτερικό αίτημα αγοράς, συνεχίζουν με το διαγωνισμό ανάμεσα σε ομάδα προμηθευτών και κλείνουν με την παραγγελία προς προμηθευτές. Ο στόχος είναι η αλλαγή του συνηθισμένου φαινομένου ύπαρξης χρόνιων επαναλαμβανόμενων εργασιών που δεν βελτιώνονται, ή διαδικασιών προμηθειών που η αξία της προμήθειας να είναι συγκρίσιμη με το εσωτερικό κόστος που δημιουργεί για τη διεκπεραίωσή της. Το βασικότερο όμως προτέρημα, είναι ότι η cosmoONE παρέχει το λογισμικό μαζί με την αντίστοιχη υπηρεσία, αναλαμβάνοντας τακτικές λειτουργίες όπως ενημέρωση, εκπαίδευση, υποστήριξη προμηθευτών, κατασκευή καταλόγων, συνδρομή στη διενέργεια διαγωνισμών, σύνταξη τεύχους πρόσκλησης για την ηλεκτρική διαδικασία, και άλλες λειτουργίες που ένα S/W house Ελληνικό ή ξένο, ως κατασκευαστής λογισμικού κατά βάση δεν τα προσφέρει. Η υποστήριξη εφαρμογών και διαδικασιών είναι το μεγάλο μας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, ιδιαίτερα σε Τμήματα Προμηθειών που αντιμετωπίζουν υπέρμετρο φόρτο εργασιών ή υποστελέχωση προσωπικού.
Ποιοι είναι οι κρίσιμοι παράγοντες προμηθειών στα ξενοδοχεία;
Οι προμήθειες ξενοδοχείων είναι βασικός παράγοντας ικανοποίησης του πελάτη διότι τον συνοδεύουν σε κάθε βήμα του κατά τη διαμονή του στην ξενοδοχειακή μονάδα. Κυρίαρχο ρόλο έχουν οι προμήθειες εστιατορίου που πέραν των συσκευασμένων-τυποποιημένων ειδών σε τρόφιμα, ποτά και αναψυκτικά, υπάρχει η καθημερινή αγορά των φρέσκων φρούτων, λαχανικών, κρέατος, κλπ. Το ζητούμενο είναι η επάρκεια, η σταθερή ποιότητα και η δυνατότητα πλήθους εναλλακτικών προμηθευτών. Υπάρχουν επίσης οι προγραμματισμένες αγορές εξοπλισμού δωματίων, τεχνολογικού εξοπλισμού, κατασκευής υποδομών και εργασιών συντηρήσεων με κύριο μέλημα τη συμπίεση του υψηλού εφάπαξ κόστους, καθώς και ένα πλήθος υπηρεσιών όπου κυριαρχεί το κόστος μαζί με την προσδοκώμενη αξία για τον πελάτη, που περιλαμβάνουν παροχές όπως είναι αθλητικές δραστηριότητες, μεταφορικό έργο, υπηρεσίες καθαρισμού και καθαριότητας, κλπ., όπου ο υπεύθυνος προμηθειών σταθμίζει την παρεχόμενη ποιότητα προς το ξενοδοχείο και τους πελάτες του σε σχέση με την προσφερόμενη τιμή.Είναι λοιπόν προφανές ότι τα εργαλεία του σύγχρονου Διευθυντή Προμηθειών ενός ξενοδοχείου πρέπει να είναι προσαρμοσμένα στις δικές του ανάγκες ώστε να τον διευκολύνουν. Η εύκολη πρακτική της παροχής πληροφορίας προμηθειών από το σύστημα χρηματοοικονομικής διαχείρισης που είναι προσαρμοσμένο για να εξυπηρετεί τις απαιτήσεις της Οικονομικής Διεύθυνσης του ξενοδοχείου, πλέον δεν αρκεί. Και εδώ ξεκινούν οι εφαρμογές και ο ρόλος της cosmoONE.